Manuela Tunjić

13
Nov

Komunikacija u organizaciji i vođenju projekata

Svi svakodnevno komuniciramo…bar većina ljudi tako misli. Komunikacija, pa kakav je to problem? Na žalost, nekima je to veliki problem jer kvalitetna ”zdrava” komunikacija nije isto što i pričanje po svom, bez slušanja i uvažavanja druge strane. ”Zdrava” komunikacija prije svega uključuje razum, emocije i razumijevanje.

Svi smo bar jednom u životu imali konfliktnu situaciju, samo je pitanje jesmo li iz nje otišli ili smo, iako ljuti, uspjeli sagledati širu perspektivu i fokusirati se na ishod koji želimo postići. Nadglašavanje s drugom osobom kad nam ego obuzme razum, nije zdrava komunikacija. Nema bolje strane u komunikaciji, pobjednik je obostrano zadovoljstvo.

Zdrava komunikacija u konfliktima je vrsta vježbe. Ako je ponovite dovoljan broj puta, postat će vrsta vašeg rituala.

Na prvom satu Projektnog menadžmenta, jedna iskusna, vrlo poznata i cijenjena projektna managerica postavila je pitanje svima nama- što je bitno za uspjeh projekta? Naravno, redali su se razni odgovorili, ali ni jedan nije bio onaj kojeg je ona željela čuti, a to je KOMUNIKACIJA. Zašto komunikacija? Zato jer voditelj projekta provede oko 90% svog vremena u komunikaciji sa svim sudionicima, stakeholderima i vanjskim suradnicima na projektu.

Kao i u svakodnevnom životu, tako i na projektima postoje različiti ljudi. S nekima lako uspostavljamo komunikaciju, dok s nekima jako teško ili nikako. U privatnom životu sami odabiremo ljude koje želimo pokraj sebe, one koji su sličnih svjetonazora, slične energije, s kojima nam je ugodno dok one koje ne želimo jednostavno ne puštamo u svoj život. Na projektima je slična situacija, odabiremo sami ljude s kojima ćemo raditi, ali je u ovom slučaju bitni faktor stručnost osobe koju moramo uzeti u obzir. Ponekad je taj stručnjak osoba s kojom se nikad ne bi družili u privatnom životu, ali je izvrstan stručnjak u svom polju. Zato je na svakom voditelju projekta odluka koga želi u svom timu, a time nosi i odgovornost za svoj odabir.

Zamislite desetak različitih karaktera na jednom mjestu, od dobne skupine, stavova, vjerskih uvjerenja pa sve do moralnih vrijednosti koje vi morate voditi i uskladiti. Desetak ljudi je peace of cake, a što kad ih je nekoliko desetaka? Njima nije primarni cilj voditi i koordinirati ljude već odraditi svoj dio posla za što su i angažirani, najbolje što znaju, dok je na voditelju projekta da bude ona spona između svih njih. Spona? Možda je bolja riječ i psiholog, koji mora imati pregršt razumijevanja i strpljenja za sve i stvoriti efektivnu komunikaciju i razmjenu informacija. Osim toga, mora biti i izvrstan motivator koji potiče u svojim ljudima ono najbolje što mogu dati. Uvijek sam bila i uvijek ću biti, ona koja na ljude gleda kao živa bića s emocijma i karakterom, a ne kao još jedno radno sredstvo. Koordinacija između projektnih faza koje su određene vremenskim periodom, i kod kojih se neke odrađuju paralelno dok kod drugih neke faze ne mogu početi dok se ne završi prethodna, nije nikako lagan posao. Voditelj projekta mora imati osim znanja, iskustva, taktičnosti, organiziranosti i emotivne inteligencije isto tako i vrlo dobre komunikacijske vještine kako bi sa svojim timom, u određenom vremenskom periodu, uz određene resurse došao do cilja.

Zato je bitna stvar na početku svakog projekta, velikog ili malog, privatnog ili poslovnog,  uspostaviti dobru komunikaciju s cijelim timom  i jasno definirati tko, što, kako, kada i zašto? Pod time ne mislim komunikacija u smislu, ja kažem, svi su me razumjeli i svi odgovore pozitivno, već od svakog pojedinačno jasno tražiti feedback kako je shvatio i što su mu zadaci. Budući da svaki čovjek ima drugačiju percepciju, čak i najjednostavnija, naočigled banalna stvar može otići na dvije različite strane. Kako se to ne bi desilo, uvijek je dobro što detaljnije razraditi stvari. Ja osobno nemam problem s tim da kažem da mi stvari nisu jasne i da neke stvari jednostavno ne znam, što i ne moram znati jer nije sve moje područje i svakako ću pitati sve dok ne shvatim. Krenuvši od nejasne i nepotpune sitaciju već na početku, s premalo informacija kompliciramo stvari ne samo sebi, već i drugima, i dovodimo kvalitetu projekta u pitanje.

Foto: Flickr

Foto: Flickr

Jedna stvar, koju ljudi nekako često zaborave i ne žele poraditi na njoj je – istina. Iskrenost u razgovoru se osjeti isto kao i gluma. Naravno da neki ljudi nisu spremni čuti, a ni reći istinu, i to je u redu, jer mi je to jedan od pokazatelja, a ujedno i filter da s takvima i ne želim nikakvu suradnju.

Ne moramo sa svima biti u odličnim odnosima, ali s onima kojima jesmo, trebamo poraditi na kvalitetnoj  komunikaciju. Kvalitetna komunikacija je ključ uspijeha, pa zašto se ne bi potrudili oko nje? Krenite razmišljati od sebe prije nego što počnete komunikaciju ili ako ste već u njoj, koji je ishod želite postići u određenoj komunikaciji? Neka vam uvijek bude na pameti krajnji cilj, odnosno ishod koji će vas voditi kroz komunikaciju.

 

- Manuela.

 

9
Jan

Zašto odustajemo? Radi straha, nekompetencije ili nesnalažljivosti?

Koliko puta samo čujem rečenice poznatih i nepoznatih ljudi o odustajanju, poput; ne postoji način, sve sam probala ali uzalud, ja to ne mogu…

Ma, naravno da uvijek postoji način, samo on ovisi o našoj snalažljivosti i upornosti. Ja sam jedna od onih osoba kojoj kad kažete „ ne može se“, u glavi joj momentalno iskače ogroman znak „ma jok, naravno da se može!“. Nije to nikakav inat, već izazov da nađem novi neistraženi put do cilja.

Prije neki dan na poslovnom sastanku koji sam odradila s jednim potencijalnim klijentom, razgovarala sam s vrlo ambicioznom ženom o vođenju projekata i tome koliko je snalažljivost važna za njihovo uspješno provođenje. Moja sugovornica je vrlo dominantna i sposobna, no govorila je kako je često suočena sa situacijama u kojima članovi njezinog tima nalaze probleme koji projektu stopiraju razvoj. Njena nesposobnost da razluči problem od rješenja dovodi je u pat poziciju – mnoge se stvari odugovlače i ne završe. Zašto? Vrlo bitno pitanje, a još bitniji odgovor kako bi riješio sam problem.

Upravo na moje pitanje „ Što naprave kada zapne?“ nije imala konkretan odgovor, ali je imala izgovore kojih je i sama bila svjesna.

Slažem se da postoje inertni, nezainteresirani i nesposobni ljudi, da je jednom čovjeku njegov maximum, drugom minimum, ali to nije razlog za odustajanje. Upravo odustajanje bio je glavni problem zašto je većina projekata bila neuspješna, a ona frustrirana. Ustvari, ne bih rekla neuspješna, već nedovršena. Sve je započinjala s jako puno volje i dobrim planom, no kod realizacije kako to i inače biva, pojavile su se prepreke, neplanirani problemi, kod kojih se trebao samo promijeniti put i nastaviti u drugom smjeru, nikako odustati.

U zanosu priče, zastala je u jednom trenutku, vjerojatno vidjela moj zbunjeni pogled i veliki upitnik iznad glave, te me sarkastično, kao iz topa pitala: ”A što bi ti napravila?”

Oooo, baš dobro da me je to pitala, jedva sam čekala. Moj odgovor je bio jednostavan, nije ga očekivala, jer ga je potpuno zanemarila: Nemoj odustati! Ni kad je problem na prvu nerješiv. Pokušaj zaobići prepreku i naći rješenje, jer ono uvijek postoji. Na par sekundi se zamislila i ono najbitnije, sama sebi priznala kako ju je rutina skroz obuzela i blokirala te je jednostavno stala.
Iskustvo me naučilo da istražim, pripremim se i upotrijebim sve informacije do kojih mogu doći, kako bi dobila ono što trebam. Pretpostavljati da će nam drugi dati sve informacije koje trebamo je nerealno i u konačnici, ne razmišljamo svi na isti način i ne pristupamo stvarima s istim prioritetom, a to ipak oblikuje njegov ishod. Ne treba očekivati od drugih da znaju sve i da ćemo dobiti sve servirano na pladnju. Baš suprotno, treba se „uzdati u se i u svoje kljuse“.

Snalažljivost je ključ!

  • Zatvore Vam jedna vrata pred nosom, nema problema, ima još dosta vrata na koja možete ući.
  • Ne dobijete li odgovor na pitanje, postavljajte potpitanja i doći ćete do odgovora, možda malo dužim putem, ali bitno je da stignete.
  • Improvizirajte. Kad se u pripremi oboružate informacijama, improvizacija nije problem.
  • Nije bitno što drugi misle o vama kakvi ste, razmišljajte o svom cilju i koristite sve načine da ga ostvarite. Naravno, ne mislim pri tome da gazite po drugima, samo da uključite te prekrasne sive moždane vijuge koje ponekad stoje neiskorištene.

- Manuela.

4
May

Spremni na improvizaciju?

Improvizacija, što je to? Pitanje koje si ljudi rijetko postavljaju. A odgovor bi bio nešto poput: aktivnost izrade ili stvaranja bez pripreme u trenutku izvedbe - dakle, spontanost i snalažljivost -WELCOME!

Tijekom godina upoznala sam puno ljudi na različitim pozicijama, različitih dobnih skupina, karaktera, stavova i moram priznati da mogu nabrojati na prste obje ruke one koji su spremni na improvizaciju, bilo u privatnom ili poslovnom životu. Zašto ih je toliko malo? Strah, sram, nesigurnost, momentalna blokada ili ono najjednostavnije – linija manjeg otpora „nisam ti ja za to!“. Najsigurniji je poznati teren te je potrebno hrabrosti kako bi čovjek razmišljao „out of the box“.

Moram priznati da sam u poslovnom kao i u privatnom životu jedna od onih koja voli raspolagati sa svim informacijama, čak i onima koje u tom trenutku baš i nisu bitne, ”al’ nek se nađu jer od viška glava ne boli”. Na svaki životni izazov moja znatiželjna osobnost ima jedno potpitanje, ma što jedno, tri potpitanja. Što raspolažem s više informacija, lakše ću improvizirati… vjerujte isprobala sam bezbroj puta.

Idealna situacija bi bila: planiraš, pripremiš sve i ide glatko bez ikakvih problema. Zvuči utopijski ali negdje to postoji, zar ne? Iskustvo mi govori drugačije. Veliki, mali, zahtjevni, čudni, zanimljivi projekti, sve sam ih prošla. Pa čak i uz najprecizniju i najorganiziraniju pripremu, bilo je pregršt situacija u kojim sam morala improvizirati. Kako? Spontano. Iako, moram priznati da sam u nekim situcijama iznenadila i samu sebe. Kod improvizacije vremena nema puno, mozak radi sto na sat i u tom trenutku najbolji su  prijatelji snalažljivost i kreativnost.

Dok su neki rođeni improvizatori, drugima ostaje opcija već poznatih trikova koji im pomažu kako bi sve prošlo što bolje, kao: imaj sve napisano – jedan veliki šalabahter; fokusiraj se na ono što radiš i govoriš, vježbaj pred ogledalom, planiraj sve do detalja i slično.

Svi vole davati savjete i praviti se pametni al’ treba uzeti u obzir da smo svi različiti i da svatko treba naći način koji njoj/njemu najbolje odgovara. Googlajte, pripremite se, počnite improvizirati na malim stvarima i uvijek koliko ste spremni ili nespremni.

Jer svi savjeti koje vam mogu dati sažimaju se u jedno – SLUŠAJTE SVOJU INTUICIJU, ona zna najbolje! Sretno! :)

- Manuela.

28
Jul

Najbolji način za suočavanje s problemima je njihovo rješavanje!

Vrijeme leti… Još kao jučer se sjećam prvog telefonskog poziva prema turističkim zajednicama; trebalo je prezentirati ideju suradnje (a ne biti previše dosadna), zainteresirati ih i dogovoriti sastanak kako bi detaljno predstavili naš projekt Discover Croatia. I tada je krenulo… Lea i ja, energični tim kako nas je nazvala direktorica TZ Zagrebačke županije, krenule smo na sastanke po lijepoj našoj. Upoznale puno dragih i zanimljivih ljudi s kojima smo surađivali na I. i II. sezoni projekta, a upravo radimo i na III. sezoni.

Pripreme za tako velik projekt nisu lagane, ali su definitivno zabavne ukoliko volite svoj posao i ako ekipa, kao u našem slučaju, funkcionira složno i rješava sve probleme zajedno. DA, problema ima i mi se ne bojimo suočiti s njima!

fix-Microsoft-problems1 The best way to escape from a problem is to solve it Alan Saporta

Kako bi razumjeli o čemu se radi, zamislite sljedeće: istraživanje i prikupljanje preko 60-ak legendi ( iz samo dvije županije), suziti izbor na najbolje i najzanimljivije, a sve su zanimljive i originalne. Kontaktirati 20-ak turističkih zajednica te dogovoriti datume i mjesto snimanja u određeni sat, dogovoriti smještaj u odvojenim sobama za 11 ljudi usred sezone, ali u istom hotelu, svakodnevno organizirati ručak u drugom mjestu s autohtonim jelima, a da se ne meniji ne ponavljaju, s time da su od njih dva veganska ( da, neki nikad nisu čuli za riječ vegan), pronaći amaterske glumce i kostime za svaku legendu, pronaći vodiča za svako mjesto koji dobro barata engleskim jezikom, organizirati prijevoz na otoke i nazad, s time da linije voze samo par puta dnevno… Znači, koordinirati preko 100-njak ljudi na različitim lokacijama u određeni sat. Nemoguća ili ipak moguća misija?

Moguća je, samo je potrebno odbaciti predrasude, osuđivanja i druge emocije koje nas mogu dovesti do ludila i fokusirati se na bitno, a to je rješenje problema pa čak ako i back up plan propadne.

Jedna takva situcija nam se vrlo brzo dogodila. Vodič koji je znao cijelu priču o mjestu uz koje se veže legenda i koji je naučio scenarij, ujutro prije snimanja je javio da je bolestan. Druga osoba koja zna sve te informacije – ne zna engleski jezik. Sva sreća da naša pričljiva i spontana ekipa govori engleski, pa se naša Lea odvažila u ulozi vodiča-prevoditelja.

Još jedna od nepredvidljivih situacija je bila na Mljetu, gdje se snimanje odužilo, a trebalo je stići na trajekt na vrijeme. Da smo čekali zadnji po redu vožnje bilo bi upitno kada bi stigli u hotel i da li bi novinari stigli u miru napisati svoje blogove. I tako mi gledamo na sat: 15:00, 15:20, vrijeme odmiče, a mi smo na drugom kraju otoka i nemamo šanse stići na trajekt u 16 sati.  Pitanje koje se odmah nameće je: „ Što sad?“. Bilo je raznih prijedloga i obično je onaj najjednostavniji, najbolji. Odlučili smo uzeti slobodno popodne za odmor i kupanje te pronaći kafić koji ima Wi-Fi (uzmimo u obzir da je to otok gdje samo u nekim dijelovima imate telefonski signal) kako bi neki mogli i raditi. Kod donošenja odluka važno je imati na umu jedno pravilo: što manje kompliciranja i čvrst stav!

Dvanaest dana na terenManuelau sa ekipom od 11 ljudi, 5-6 legendi i lokacija dnevno, a na svakoj lokaciji različiti glumci, pitanje prognoze i vremenski odmaci, budite sigurni da će u nekom trenutku nešto krenuti po zlu te da će u tim situacijama biti uvijek različitih pogleda na stvari.  Bilo bi suludo očekivati da će sve poći glatko, zar ne? A i gdje je onda čar?

Svi veliki projekti kao što je naš koji svake godine ima drugačiji temu i organizaciju, dat će vam ogromno iskustvo i znanje, ali se morate pripremiti na strpljenje, improvizaciju i kreativnost. Potrudite se dati sve od sebe, budite fer prema sebi i drugima i nema nerješivog problema!

- Manuela

27
Mar

Dok stvari nisu jednostavne, nisu izvedive

Preselili smo u novi poslovni prostor. Izmjenili smo neka stara i donjeli nova pravila i krenuli dalje.

Planiranje-i-strategijaPred nama su pripreme za novu sezonu projekta Discover Croatia. Ove je godine glavna tema okrenuta hrvatskim legendama. Na koji ćemo to način odraditi? Jednostavno, kao i uvijek. Uz pomoć dobro postavljene strategije, kvalitetnog tima i temeljite organizacije. Ne znam da li ste upoznati s našim dosadašnjim radom no prošle smo godine organizirali i snimili naš prvi onlajn serijal Discover Croatia – Exploring Route.

Tri grada i četiri županije, sveukupno oko stotinjak lokacija. Dvanaest ljudi od toga šest stranaca koji su prvi puta u Hrvatskoj, dva kombija, puno prtljage, dvadeset i četiri dana snimanja, točnije 576 sati na putu, bez predaha. I na kraju, nepredvidive okolnosti. :-)

Ove godine nas čeka ista stvar. Doduše manji je broj dana, ali je snimanje zahtjevnije. Olakotna je okolnost što točno znamo što želimo i kako to dobiti. Stoga: kamere u ruke trojice snimatelja, jedna voditeljica – Ashley Colburn i iza scene, naša draga Manuela koja brine da sve, kako god bilo, teče glatko.
Danas, kad se okrenem iza sebe, vidim kako smo podigli na noge prvi turistički onlajn šou, kako smo naše kolege iz Turističkih ureda šarmirali svojim umijećem, brzinom i praktičnošću pa smo za uzvrat i ove godine dobili njihovu potporu – financijsku i kreativnu.

 

VELIKI EVENTI I MANIFESTACIJE – Here we come!

 

Telefoniranje-i-komunikacijaŠto je za nas organizirati ovako nešto? Sitnica! Ne pretjerujem, zaista je tako. Napuhavanje i veličanje stvari nikome ne pomaže. Ono na što se svaki posao treba svesti jesu upravo mali zadaci: telefoniranje i mailovi. To uvijek imajte na umu.

Dok stvari nisu jednostavne, nisu izvedive.

Postavite strategiju, podjelite poslove i uštimajte mehanizam. Ne marite za male stvari, za smetnje na putu i za zidine koje morate probiti. Cilj je jasan. Ukoliko vam fokus ostane na njemu sve će prepreke biti rješene, a vi na kraju zadovoljnji. Zašto to govorim? Jer proteklih dana često čujem kako stvari oko nas ne funkcioniraju radi milijun i jednog razloga. Uvijek je netko kriv. I uvijek je to netko drugi. I uvijek je uvijek.  I pritom tako često ne opažamo da se život ipak događa i da se neke stvari ipak dogode. Dogodile su se i nama. Ne slučajno, samo s pravim odabirom.

AndautonijaMi smo odlučili u svom dvorištu pomesti lišće, pošišati travu, postaviti klupe za predah i upalili smo za vas TV.
Koji? TouristarTV. Što gledamo?

Discover Croatia – Legends of Croatia.
Stay tuned.

Lea

 

 

 

11
Mar

Ideja se pretvori u plan, plan u organizaciju, organizacija u realizaciju i projekt je tu!

“Posao mora biti zabavan i mora izražavati vaš kreativni instinkt.” Richard Branson

Zadovoljstvo, sreća, ponos… i umor – osjećaji su koji se redovito jave nakon organizacije eventa i što ih svaki puta željno isčekujem.

Ovako to krene u našoj Dhar medii i za našim već dobro poznatim staklenim stolom, kroz razgovor o totalno desetoj stvari, kada probudimo ono znatiželjno i veselo dijete u sebi, rode se ideje vrijedne svake pohvale. Netko od nas započne rečenicu i prije nego li ju je završio – gle vraga, zaredaju se nadopune naše ekipe i to toliko sinkronizirano, da smo se i ranije dogovorili – ne bi bolje ispalo.

Ideja se pretvori u plan, plan u organizaciju, organizacija u realizaciju i projekt je tu!

Čini se jako jednostavno što u biti i je, samo se treba prihvatiti posla i fokusirati se. Zanimljiv je taj proces od ideje do finalnog proizvoda! Na samom početku u glavi hiljadu slika, planova, puteva i sve leprša u zraku hmmm… sve dok ih ne stavimo na papir ( u našem slučaju crtkanjem po ploči). Tek je onda cijela slika na mjestu. To je prvi i pravi osjećaj zadovoljstva :-).

Slijedi jedan od dijelova koji mnogi i ne vole, a to je zivkanje i odlaženje na sastanke, što znači kontaktiranje s mnogo različitih tipova ljudi. Da, da… ne baš ugodni dio. On iziskuje dobre komunikacijske vještine, upornost i ono bitno – razumijevanje za različite situacije i ljude.

Odbijanje je sastavni dio života, a savjet kojeg bi se svaki organizator trebao držati – ništa nije osobno i ljudi nemaju ništa protiv vas!

Možda im je samo loš dan, nervozni su ili su po prirodi čangrizavi, što god da je ni njima nije lako. Kad bi samo znali da i ja imam leptiriće u želucu i da svaki put, ali baš svaki imam detaljnu pripremu kako bi im što autentičnije predstavila projekt. U takvim situacijama shvatim koliko svaki puta pomičem svoje granice i razvijam se u dobrom smjeru. Strah, nelagoda, sram tko to sve nije iskusio bar jednom na sastanku… Laže! Razlika je jedino u tome što ih neki ne znaju, ili ne mogu sakriti dok drugi (kao ja) izvana djeluju skroz mirno i staloženo. To su normalni osjećaji koje svi mi imamo i kojih se ne treba sramiti već ih prihvatiti i naučiti nešto iz njih.

Manuela-2Dođe i taj dan kada vidimo plod našeg rada proteklih mjeseci. Uzbuđenje, pozitivna napetost,  iščekivanje – WELLCOME! Ok, pripremili smo unaprijed sve što bi nam moglo zatrebati, mobitel je u ruci… duboki udah…and ”Go”!
Bez panike, sabrano i spremni na sve neplanirane problemčiće kojih uvijek ima, ma koliko smo dobro i detaljno isplanirali sve. Trčite amo, trčite tamo, pa baš nestalo struje, a evo nekome je i pozlilo, nekolicina ljudi nabacuje ideje koje ni sam Bog ne razumijeJ, a ti Manuela – improviziraj! Pokazujem svoju snalažljivost i kreativnost koja je presudna u takvim situacijama da ponekad i samu sebe iznenadim!

No uvijek postoje situacije na koje ipak ne mislite. I nije da si zamjeram, ali sad gledajući sve unazad razmišljam: ”E baš si morala na to zaboraviti.” Ovo što slijedi mala je digresija na naš posljednji event i moj outfit.

Mislim si da bih za promjenu mogla nabaciti malo elegantiše look, ipak je to veliki event. Loša odluka! Još bi nekako i sve prošlo dobro da cipele nisu imale petu koja mi je svakim pretrčanim satom izgledala sve veće. U jednom trenutku negdje nakon podosta pređenih kilometara amo-tamo stanem i pomislim: „Manuela, što ti je to trebalo?“.  Čak mi je na pameti bilo da ih jednostavno skinem i nastavim bosa, ali na svu sreću došlo je vrijeme sjedenja i slušanja seminara ( Thank you God). Pa da ih nisam toliko organizirala čovjek bi rek’o: ”Ma dobro, prvi joj je put!” ali ne…

 

No cilj svake uspješne organizacije je da event prođe bez većih problema. Tako izgleda kad ga gledate sa strane, a one probleme behind the scene nitko i ne zna. To je naš problem koji kao agencija znamo uspješno riješiti!

Manuela