Komunikacija u organizaciji i vođenju projekata

Svi svakodnevno komuniciramo…bar većina ljudi tako misli. Komunikacija, pa kakav je to problem? Na žalost, nekima je to veliki problem jer kvalitetna ”zdrava” komunikacija nije isto što i pričanje po svom, bez slušanja i uvažavanja druge strane. ”Zdrava” komunikacija prije svega uključuje razum, emocije i razumijevanje.

Svi smo bar jednom u životu imali konfliktnu situaciju, samo je pitanje jesmo li iz nje otišli ili smo, iako ljuti, uspjeli sagledati širu perspektivu i fokusirati se na ishod koji želimo postići. Nadglašavanje s drugom osobom kad nam ego obuzme razum, nije zdrava komunikacija. Nema bolje strane u komunikaciji, pobjednik je obostrano zadovoljstvo.

Zdrava komunikacija u konfliktima je vrsta vježbe. Ako je ponovite dovoljan broj puta, postat će vrsta vašeg rituala.

Na prvom satu Projektnog menadžmenta, jedna iskusna, vrlo poznata i cijenjena projektna managerica postavila je pitanje svima nama- što je bitno za uspjeh projekta? Naravno, redali su se razni odgovorili, ali ni jedan nije bio onaj kojeg je ona željela čuti, a to je KOMUNIKACIJA. Zašto komunikacija? Zato jer voditelj projekta provede oko 90% svog vremena u komunikaciji sa svim sudionicima, stakeholderima i vanjskim suradnicima na projektu.

Kao i u svakodnevnom životu, tako i na projektima postoje različiti ljudi. S nekima lako uspostavljamo komunikaciju, dok s nekima jako teško ili nikako. U privatnom životu sami odabiremo ljude koje želimo pokraj sebe, one koji su sličnih svjetonazora, slične energije, s kojima nam je ugodno dok one koje ne želimo jednostavno ne puštamo u svoj život. Na projektima je slična situacija, odabiremo sami ljude s kojima ćemo raditi, ali je u ovom slučaju bitni faktor stručnost osobe koju moramo uzeti u obzir. Ponekad je taj stručnjak osoba s kojom se nikad ne bi družili u privatnom životu, ali je izvrstan stručnjak u svom polju. Zato je na svakom voditelju projekta odluka koga želi u svom timu, a time nosi i odgovornost za svoj odabir.

Zamislite desetak različitih karaktera na jednom mjestu, od dobne skupine, stavova, vjerskih uvjerenja pa sve do moralnih vrijednosti koje vi morate voditi i uskladiti. Desetak ljudi je peace of cake, a što kad ih je nekoliko desetaka? Njima nije primarni cilj voditi i koordinirati ljude već odraditi svoj dio posla za što su i angažirani, najbolje što znaju, dok je na voditelju projekta da bude ona spona između svih njih. Spona? Možda je bolja riječ i psiholog, koji mora imati pregršt razumijevanja i strpljenja za sve i stvoriti efektivnu komunikaciju i razmjenu informacija. Osim toga, mora biti i izvrstan motivator koji potiče u svojim ljudima ono najbolje što mogu dati. Uvijek sam bila i uvijek ću biti, ona koja na ljude gleda kao živa bića s emocijma i karakterom, a ne kao još jedno radno sredstvo. Koordinacija između projektnih faza koje su određene vremenskim periodom, i kod kojih se neke odrađuju paralelno dok kod drugih neke faze ne mogu početi dok se ne završi prethodna, nije nikako lagan posao. Voditelj projekta mora imati osim znanja, iskustva, taktičnosti, organiziranosti i emotivne inteligencije isto tako i vrlo dobre komunikacijske vještine kako bi sa svojim timom, u određenom vremenskom periodu, uz određene resurse došao do cilja.

Zato je bitna stvar na početku svakog projekta, velikog ili malog, privatnog ili poslovnog,  uspostaviti dobru komunikaciju s cijelim timom  i jasno definirati tko, što, kako, kada i zašto? Pod time ne mislim komunikacija u smislu, ja kažem, svi su me razumjeli i svi odgovore pozitivno, već od svakog pojedinačno jasno tražiti feedback kako je shvatio i što su mu zadaci. Budući da svaki čovjek ima drugačiju percepciju, čak i najjednostavnija, naočigled banalna stvar može otići na dvije različite strane. Kako se to ne bi desilo, uvijek je dobro što detaljnije razraditi stvari. Ja osobno nemam problem s tim da kažem da mi stvari nisu jasne i da neke stvari jednostavno ne znam, što i ne moram znati jer nije sve moje područje i svakako ću pitati sve dok ne shvatim. Krenuvši od nejasne i nepotpune sitaciju već na početku, s premalo informacija kompliciramo stvari ne samo sebi, već i drugima, i dovodimo kvalitetu projekta u pitanje.

Foto: Flickr

Foto: Flickr

Jedna stvar, koju ljudi nekako često zaborave i ne žele poraditi na njoj je – istina. Iskrenost u razgovoru se osjeti isto kao i gluma. Naravno da neki ljudi nisu spremni čuti, a ni reći istinu, i to je u redu, jer mi je to jedan od pokazatelja, a ujedno i filter da s takvima i ne želim nikakvu suradnju.

Ne moramo sa svima biti u odličnim odnosima, ali s onima kojima jesmo, trebamo poraditi na kvalitetnoj  komunikaciju. Kvalitetna komunikacija je ključ uspijeha, pa zašto se ne bi potrudili oko nje? Krenite razmišljati od sebe prije nego što počnete komunikaciju ili ako ste već u njoj, koji je ishod želite postići u određenoj komunikaciji? Neka vam uvijek bude na pameti krajnji cilj, odnosno ishod koji će vas voditi kroz komunikaciju.

 

- Manuela.

 

Leave A Comment