20
May

Busy being busy

“Busy being busy.” Volim ovu izjavu Robina Sharme koju smo imali prilike čuti na seminaru kojeg smo organizirali u veljači. Obožavam poslovnu komunikaciju jer toliko govori o našim organizacijskim sposobnostima, iako bi se zaklela da se mnogi neće s tim složiti. Sve smo u stanju pripisati okolnostima, čitaj obavezama kojima smo obasuti tijekom dana. Slažem se s time no postoji jedan trenutak kojeg nismo svjesni, a to je onaj kada odlučimo da ćemo preuzeti odgovornost i biti na raspolaganju, a ne stalno pod izgovorom da smo zauzeti.

Zašto to kažem? Zato jer sam se neki dan našla u situaciji “čekača” odgovora na moj mail. I ne samo na mail, već na sastanak i prezentaciju na koju sam potrošila dobra tri sata svog dragocjenog vremena, do kasno u noć. Ono što sam očekivala za uzvrat je bar jedno skromno “Ne.” Znam da su današnji menadžeri zauzeti, znam da su nam satnice prenatrpane raznim obavezama. No znam da sam i sama menadžerica jedne tvrtke. Cijelog odjela od 8 zaposlenih. Znam što znači dan pretrpan obavezama.  Iako bi vam bolje legao neki bolji primjer, vrati ću se na svoj radni dan, samo da dokažem navedeno.

Prije toga reći ću da je i Steve Jobs odgovarao na svoje mailove. Na svaki mail, iako ponekad samo šturo, sa jedno da ili ne. Ali je pronašao vrijeme i to radio. Danas to radi njegov nasljednik, jer zna da to ljudi cijene. I zna da je to znak poštovanja prema svakome tko nam pokuca na vrata.

To vam je kao da hodate po cesti i pitate nekoga za smjer, a osoba kojoj ste uputili pitanje prođe pored vas bez riječi, nakratko vas pogledavši. E tako to današnji menadžeri rade sa svojim mailovima. Iako je danas e-mail postao nužno sredstvo komunikacije mi ga zloupotrebljavamo kako želimo. “Ignorirat ću, jer me nitko ne vidi.” – ali vidi vas. Vidi vas ona strana na čiji mail niste odgovorili.

A sad malo konkretnih argumenata. Prilažem sliku jednog običnog radnog dana. Kao što vidimo tu je popis svih obaveza, nerijetko ostajem budna kasno jer u uredu ne vlada potpuni mir, distrakcija je mnogo.  No ono što uvijek radim bez iznimke, je da odgovaram na mailove. Pa čak i one naizgled nevažne i neprofitne. Prvo što učinim kad sjednem za kompjuter, a nekad to nije prije podneva, je da pregledam mailove. Odznačim pročitane, ili ako se ne stignem baviti s njima, odmah ostavim ih za kasnije. Nikad ne ignoriram. Da se razumijemo, moj radni dan traje 12 i više sati. Kad završim s poslom u uredu, često nastavljam doma.  Svoje vrijeme iznimno cijenim, pa time i tuđe.

Ako sam provela 3 sata stvarajući savršenu prezentaciju da mogućem klijentu sve o čemu smo razgovarali stavim na papir, onda očekujem da mi se na to odgovori. To je poslovni bonton.

Time završimo poglavlje koje smo otvorili. Prestajemo misliti da nam nešto visi nad glavom, jer nismo dobili povratnu informaciju. To je važno.

To govori o našim organizacijskim sposobnostima i sažeto je u onoj izjavi koju sam stavila u naslov. “Zauzeti smo svojom zauzetošću.”

Da ne duljim, shvatili ste. Pa kada nam se desi da nam netko drugi uzme posao, klijenta i realizira dobru suradnju dok mi menadžiramo svoje zauzeće :-), ne prestajemo se čuditi…

P.S.  Nakon ovog radnog dana stigla sam se javiti i studentici koja je lijepo zamolila da je primimo na praksu u našoj agenciji i ispričala joj se što nisam bila brža. S druge strane mog maila sjedila je djevojka koja se nadala jednom novom iskustvu koje će joj pomoći u potrazi za poslom. Pomoći mogu, to je ono što mi nikada nije teško. Pomogla sam odgovorivši na mail.

- Lea

12
May

Prvi dojam

Mnogo puta, surađujući na raznim projektima u koje Dhar media kreće ili pak u obnašanju svakodnevnih asistentskih dužnosti (komunikacija s klijentima i dobavljačima), moj posao budu telefonski razgovori s potencijalnim klijentima. I nešto što se može činiti tako nebitno kao kratak telefonski poziv, čini itekako veliku razliku. Ljudi pamte kako su se zbog vas osjećali, a osjećamo čak i onda kada vodimo naizgled beznačajne, kratke (telefonske) razgovore.

Ponedjeljak, 15:30, moj razgovor sa gospođom na viskokoj funkciji u jednoj velikoj zagrebačkoj tvrtci tekao je baš ovako: „ Dobar dan gospođo Blabla (prezime sam naravno izmislila jer bi možda gospođi bilo malčice neugodno bude li došla do ovog bloga). Talija Zadro pri telefonu. Prije nekoliko dana poslah vam mail…“

U pola moje rečenice slijedio je oštar prekid nimalo ugodna tona: “Nisam dobila nikakav mail.“

„U redu, kada već razgovaramo, da vam pojasnim – slala sam mail u vezi…“ pokušala sam nastaviti, ali ponovo neuspješno jer je gospođa uletila sa: „Pošaljite mi mail ponovo. Ne znam o čemu pričate.“

Pa kako bi i znala o čemu pričam kad ni ja iz ovih dijelova rečenica ne bi znala o čem pričam, jer su naprasno prekidane! I tako je razgovor završio.

Gospođa Blabla nije ni svjesna dojma koji je na mene ostavila. Ne razmišlja o tome. Vjerovatno nezadovoljna nekom životnom obiteljskom situacijom, zaposlenjem ili problemom koji je trenutno zaokuplja (potpuno suosjećam da se razumijemo) ostavila je na mene loš prvi dojam. Razgovor koji smo vodile odvijao se prije dosta mjeseci, a još uvijek ga se, zamislite, u tančine sjećam zbog osjećaja koje je u meni projicirao. Slika koju dobijete iz takvog jednog možda beznačajnog razgovora, slika je ne samo osobe koja je odgovorila na telefonski poziv, već i slika tvtke u kojoj ste zaposleni.  Slika je nivoa komunikacije koji se u toj tvrtci njeguje.

Na žalost, danas je stanje u Hrvatskoj takvo da su ljudi nezadovoljni poslovima koje rade zbog neadekvatnih primanja, ali sve češće i zbog međuljudskih odnosa  unutar kompanija – radi nedostatka razumijevanja (čitaj – empatije). I kada u poslovnom timu nedostaje empatije za drugoga (a ovaj primjer je primjenjiv na sve životne zajednice :-) ), razvijaju se loši međuljudski odnosi iz razloga što svatko brine za svoju stražnjicu ne mareći za osjećaje/potrebe drugoga. I onda se to itekako osjeti i izvan tima, tj. na van, u odnosu prema klijentima ili potencijalnim klijentima.

Kada je osoba u timu zadovoljna, kada osjeti da je drugima do nje stalo, kada osjeća pripadnost timu, dobivate motiviranog, lojalnog člana poslovne obitelji koji će jako dobro predstavljati tvrtku.

tumblr_mv3rz3u5cV1qgrha4o1_500Zadovljstvo tog člana će se osjetiti i u „sitnicama“ kao što je javljanje na telefonski poziv nekome tko možda trenutno i nema namjeru poslovati s vašom tvrtkom.

Meni je osobno veliko zadovoljstvo kada mi osoba s druge strane žice kaže „Kako ste vi ljubazni! Kako vam je ime?“. Znam da sam odradila dobro onaj prvi dojam za našu tvrtku. I sigurna sam da će se taj, kada prvi puta bude imao potrebe za uslugama koje može pružiti Dhar media, sjetiti načina na koji smo razgovarali.  Zato kad sljedeći puta budete razgovarali s klijentima, potencijalnim klijentima ili dobavljačima, pokušajte razgovarati kao s majkom, koju niste vidjeli jako dugo i koje ste željni. :-) Vaša tvrtka će od toga imati benefite. S vašom će tvtkom tada radije će poslovati nego s konkurentskom – jer će se osjetiti da vam je do ljudi stalo.

Ionako smo svi dio jedne velike obitelji – ljudske rase. Zašto se onda ne bismo tako ponašali jedni prema drugima? Kao da smo obitelj. Kao da si pripadamo. Kao da se volimo.

Svijet bi bio ljepše mjesto, ne mislite li?

Talija